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Assinatura Digital e Guarda Eletrônica para Documentos de SST obrigatórios em 2021

Conforme PORTARIA Nº 211, de 11/Abril/2019, que dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à SST (Segurança e Saúde no Trabalho). Pela primeira vez, se tem a previsão explícita do uso desse recurso para os documentos da área.

Assinatura Digital

Mas você sabia que:

A portaria torna obrigatória a guarda eletrônica de documentos de SST a partir de 2021!

Isso mesmo que você leu, obrigatória!

Essa mesma portaria ainda prevê a utilização de assinatura digital desde que em conformidade com o ICP-Brasil. Nesse momento você deve estar se perguntando:

  • O que é assinatura digital? Como isso funciona?
  • O que é ICP-Brasil?
  • Qual diferença entre Assinatura Digital e Digitalizada?
  • Quais documentos de SST estão previstos?
  • Quais padrões técnicos devem ser obedecidos?
  • Qual cronograma dessa obrigatoriedade?
  • Como posso me adequar a tudo isso?

Antes de mais nada, é sabido que o uso da assinatura digital em documentos, aquela realizada por meio de um certificado digital, é aceita juridicamente fazem muitos anos. Desde a publicação da Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 há previsão legal de sua utilização. Entretanto, não havia nenhuma orientação ou recomendação que oferecesse clareza do seu uso para a área de SST, até a publicação desta portaria. Até então, poucas empresas têm aderido ao uso da assinatura digital devido aos seus custos e necessidade de investimento.

Por outro lado, o governo tem se modernizado cada vez mais. Cada dia que passa mais informações precisam ser prestadas em formato eletrônico ao governo. Prova disso é o que já está sendo transmitido ao eSocial e tudo aquilo que ainda está por vir. Agora se nota uma abrangência para os documentos técnicos da área de SST como PPRA, PCMSO, ASO, entre outros. A seguir, você vai entender como tudo isso vai funcionar.

Afinal, o que é Assinatura Digital?

Assinatura digital ou firma digital é um método criptográfico para autenticar determinada informação digital. Seu uso na área documental, elimina a necessidade de ter uma versão em papel que precisa ser assinado. Ou seja, ela proporciona uma prova irrefutável de que determinado documento foi realmente assinado por esse alguém. A assinatura digital utiliza um par de chaves criptográficas associado a um certificado digital (que pode ser do tipo A1 – arquivo ou A3 – cartão). Desse par de chaves, a chave privada é usada durante o processo de geração de assinatura. Já a chave pública, contida no certificado digital, é usada durante a verificação da assinatura.

Fluxo simplificado de criação da assinatura digital. Fonte: ICP-Brasil
Fluxo simplificado de criação da assinatura digital.

Algumas características que as assinaturas digitais proporcionam aos usuários:

  • Autenticidade: é inequivocamente ligada ao certificado digital do signatário.
  • Integridade: cada assinatura é vinculada a um documento eletrônico, dessa forma qualquer alteração sofrida pelo documento eletrônico será perceptível.
  • Não-repúdio: uma assinatura feita enquanto o certificado digital do signatário for válido não pode ter sua autoria negada pelo signatário.

O que é ICP-Brasil?

Em termos simples, é a autoridade que regula e supervisiona a questão de assinatura digital e certificados no Brasil. A definição mais completa encontra-se abaixo.

A ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. O modelo adotado pelo Brasil foi o de certificação com raiz única, sendo que o ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, além de desempenhar o papel de Autoridade Certificadora Raiz – AC-Raiz, também tem o papel de credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia, supervisionar e fazer auditoria dos processos.

Qual a diferença entre assinatura digital e digitalizada?

Primeiramente é preciso entender que assinatura eletrônica é uma forma genérica para conferir autenticidade e autoria. Ela pode ser obtida por diferentes dispositivos ou sistemas tais como: assinatura biométrica, assinatura digitalizada, assinatura login/senha, PIN, assinatura digital, etc.

A assinatura digital é um dos tipos de assinatura eletrônica existentes, assim como a assinatura digitalizada. Mesmo assim são completamente distintas em sua realização e aceitação. A assinatura digitalizada é simplesmente uma assinatura manuscrita escaneada e digitalizada, podendo ser facilmente falsificada e questionada no âmbito jurídico da sua autenticidade. Ao contrário da assinatura digital, que existe previsão legal junto a MP nº 2.200-2/2001, desde que obedecidos o conjunto de normativos da ICP-Brasil, que trata dessas assinaturas no âmbito do território brasileiro.

Assinatura Digitalizada
Assinatura Digitalizada
Assinatura Digital
Assinatura Digital

Quais documentos de SST estão previstos na Portaria nº 211?

Os seguintes documentos são considerados válidos para utilização da assinatura digital no padrão ICP-Brasil:

  • AET – Análise Ergonômica do Trabalho
  • ASO – Atestado de Saúde Ocupacional
  • Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras
  • LTCAT / LTIP
  • PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil
  • PCMSO – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional
  • PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos
  • PGSSMTR – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural
  • Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes
  • PPR – Plano de Proteção Radiológica
  • PPR – Programa de Proteção Respiratória
  • PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

Em suma, praticamente todos os documentos relacionados a área de SST estão previstos e deverão obedecer a guarda digital.

Quais padrões técnicos devem ser obedecidos?

Os documentos previstos na portaria devem ser assinados obedecendo o padrão ICP-Brasil. Não obstante, o arquivo eletrônico que contém o documento precisa estar no formato PDF – Portable Document Format com qualidade padrão PDF/A-1 documentado na ABNT NBR ISO 19005-1. O padrão de assinatura digital para documentos PDF é o PAdES.

Para verificação se a assinatura digital em um determinado documento está em conformidade ICP-Brasil, o ITI disponibiliza um serviço gratuito que pode ser acessado pelo endereço: https://verificador.iti.gov.br

Qual cronograma dessa obrigatoriedade?

A obrigatoriedade inicia-se em 11 de abril de 2021 para as empresas maiores.

Veja o quadro detalhado:

Porte da EmpresaInício da Obrigatoriedade
MEI (Micro Empresa Individual)Abril de 2024
ME (Micro Empresa)Abril de 2024
EPP (Empresa de Pequeno Porte)Abril de 2022
Todas as demaisAbril de 2021

Como posso me adequar e qual vantagem de contratar o Grupo AMT & CLIMET

O simples fato de não necessitar papel físico representa uma grande economia em impressão e material. Depois, o fluxo de coleta de assinaturas fica mais fácil e rápido, pois o trâmite dos documentos pode acontecer online via internet. Os responsáveis como engenheiro de segurança do trabalho, médico do trabalho, técnico de segurança, etc. podem assinar e disponibilizar instantaneamente os documentos para você cliente. Isso representa grande ganho operacional dentro da empresa.

Assinado Digitalmente

O gasto com espaço físico para guarda desses documentos – que muitas vezes precisam de 20 anos de armazenamento – pode ser reduzido a zero. Além disso, a velocidade na localização e recuperação desses documentos é notável. Outro ponto importante e de grande valor para sua empresa, é a segurança e durabilidade desses arquivos digitais que é incrementada significativamente pelo armazenamento em “nuvem”.

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O que é e quais objetivos do eSocial?

No mundo Contábil e de SST em geral, a palavra que mais se fala de momento é “eSOCIAL”… mas você sabe exatamente o q é?

Quais vantagens o eSocial traz?

São tantas mudanças que com certeza iremos ter alguma vantagem…. a seguir saiba o que esperar de bom:

Qual é meu Prazo?

Qual meu Prazo para o eSocial? Publicada a Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME nº 71/2021 atualiza o Cronograma de Obrigatoriedade.

O que é preciso fazer para preparar sua empresa para esta mudança?

Para se preparar para o eSocial, a empresa deve contar com ferramentas de planejamento e estratégias que sejam compatíveis com o programa.

Agora é a hora da A-Ç-Ã-O!

A adequação dos processos das empresas e a implantação do eSocial trazem inúmeros benefícios para o governo, as organizações e seus funcionários.

Deste universo SST, nós entendemos!

Finalmente, a área de Saúde e Segurança do Trabalho presenciará em 2021, a entrada de seus eventos no eSocial, após anos de prorrogações…

Até aqui você já tem uma grande noção do que esperar do eSocial, mas…

Esta versão mais recente da Versão Simplificada do eSocial trouxe algumas mudanças significativas nos Eventos relacionados à área de SST.

Quem é responsável por enviar os dados?

O empregador é o responsável por definir este critério, porém a permissão adequada é que o envio seja feito por sua Clínica de Medicina e Segurança do Trabalho

ASO Avulso? Exames? GR 1 e 2 sem PCMSO?

A Saúde Ocupacional é um ramo da Medicina, e um setor obrigatório dentro das empresas, independentemente do porte (pequeno, médio ou grande).

PPRA ou PGR? Documentos Obrigatórios de SST!

A documentação é essencial e serve como prova de que os empregadores agem em conformidade com os direitos dos trabalhadores.

Qual impacto o eSocial causará?

Nas empresas os impactos do eSocial foi diversificado. A ferramenta eletrônica promoveu uma corrida nas organizações para se adaptarem a essa nova realidade.

As possíveis multas do eSocial SST

O eSocial é uma obrigatoriedade, e as empresas de todos portes deverão se adequar. Além das multas, as penalidades poderão aumentar os custos das empresas.